KYOTO FOOD EXPO

大規模イベント運営を「企画」「調整」「テクニカル」でフルサポート

「大規模なイベントを計画しているが、関係各所との調整が複雑すぎて手が回らない…」
「出展者は集めたいが、ありきたりな企画では来場者が集まるか不安だ…」
「ステージイベントをやりたいが、音響トラブルや近隣からのクレームが心配…」

　その悩み、私たちSiaddが「KYOTO FOOD EXPO」で実践した3つのソリューションで解決できるかもしれません。今回は、その裏側をご紹介いたします！

ポイント1：複雑な「調整業務」と「ルール対応」で現場を成功に導く！

　大規模イベント成功の鍵の一つは、実は「地道な調整」にあります。この案件においても、最も重要な要素は、推進委員会からの出展者募集で採択された出展事業者様との調整業務でした。今まで、あまりイベントに出展されたことのない方もいらっしゃる中、無事に当日出展できるようにサポートする仕組みの構築が必要でした。

　そこで、弊社では、6ヶ月以上に渡り、出展に関するありとあらゆることを相談できる事務局（通称：よろず相談窓口）を設置。電話・メールなどでいつでも自由に相談できる環境を構築し、出展事業者様と密なコミュニケーションを重ねました。特に万博などの国際的なイベントの場合は、通常の展示会などのイベントと違い、度重なるルール変更や、通常のイベントではありえないような厳しいルールを科せられることも多いため、月に1回程度のペースで出展者ミーティングも行い、アップデートされた情報を漏れのないように、しっかりと出展者へお伝えしていきました。そういった、事前の調整の結果、当日は大きな混乱もなく出展を行える環境を構築することができました。

ポイント2：ただの販売・物産イベントにならないように行なった「体験価値」の向上

　ただ、出展ブースが並んでいるだけのイベントには、来場者は集まりません。今回のイベントは万博でのイベントということもあり、ただの物産イベントにならないように工夫を行う必要がありました。イベント中は、会場全体を使った、京都と出展者を繋ぐ、「クイズラリー企画」。ファミリー層に人気の「体験コンテンツ」や「ご当地着ぐるみのグリーティング」など、さまざまなコンテンツが実施され、毎日来ても、違った体験ができるように複数の体験型コンテンツを組み合わせながら、イベントを構築していきました。

　その結果、狭いイベント会場ではありましたが、会場全体の回遊性と体験価値を両立させ、想像をはるかに超える、多くの人に来場いただき、連日賑わいをみせていました。また、出展者の皆様にも、多大なるご協力をいただき、期間中は、さまざまな試飲、文化体験プログラムも実施され、体験に必要な整理券配布も早々に配布終了となるなど賑わいをみせました。

ポイント3：自社機材もフル活用した、ステージプログラム

　ステージイベントは集客の目玉でもありますが、「音が途切れた」「音が小さすぎる」といったトラブルや、「音がうるさい」という近隣や他のエリアからのクレームと隣り合わせとなる難しさがあります。

　弊社の得意分野でもある、ステージにおいては、キャスティングおよび、機材の提供の両面で、本イベントの成功を実現しました。特に音響のテクニカルプランニングも弊社にて対応しており、会場の広さや特性を計算したサウンドシステムを導入しました。今回は、海外の大型フェスなどでも使用実績のあるイタリアの大手メーカー（dbTechnologies）のサウンドシステムを導入しました。

　こういった離れ業ができるのも、弊社が機材も保有しているイベント企画会社であるからこそ。関西パビリオンで勤務されているスタッフや他のパビリオンのサウンドエンジニアの方から、今までの当該エリア内（多目的エリア）でのサウンドとして、一番良かったという声が聞こえるほど、イベントエリア内では、最高の音圧と迫力のあるサウンドを提供することができました。また、スピーカーの指向性もよく、エリア外にはきちんと騒音が低減されており周辺施設からのクレームもありませんでした。こういったハイクオリティーなステージを限られた予算の中で実現できるのも、弊社の強みの一つとなっております。

まとめ（最後に）

私たちSiaddは、単なるイベント運営代行会社ではありません。
イベント担当者様の「見えない負担（調整業務）」を巻き取る調整力
来場者を飽きさせない体験価値を生み出す企画力
トラブルを未然に防ぎ、品質を担保する専門的な技術力（テクニカル）

これら全てをワンストップで提供し、イベントの成功を強力にサポートできるという強みがあります

「自社のイベントも、企画から運営・技術面まで丸ごと相談したい」
「まずは、今抱えている課題を聞いてほしい」
大規模イベントから社内行事まで、規模の大小を問わずご相談を承ります。
まずは下記フォームより、お気軽にお問い合わせください。